Upravljanje umetniških zbirk

Kako poteka upravljanje umetniške zbirke?

• Pomembne in kakovostne umetniške zbirke so zgrajene z radovednostjo, strastjo, izobraženim očesom in strokovnim znanjem. Prav tako so potrebni domišljija, fokus, čas, trud in disciplina zbiratelja. Najboljše umetniške zbirke so sestavljene iz umetniških del, ki resonirajo in se medsebojno povežejo na nivo, ki je vizualno, intelektualno in zgodovinsko kontekstualiziran, ter so vitalne, unikatne, relevantne, smiselne in konsistentne. Podjetniške umetniške zbirke morajo biti usklajene z vrednotami podjetja in blagovne znamke, zgodovino podjetja ter socialnimi in ekonomskimi pogoji v regiji.
• Če ste zasebni zbiratelj, nas kontaktirajte in sporočite svoje želje glede upravljanja umetniške zbirke. Poslali vam bomo predloge za občasno ali trajno sodelovanje.
• Če potrebujete pomoč pri upravljanju družinske zbirke po smrti svojega družinskega člana, sorodnika ali prijatelja, ki je bil zbiratelj ali avtor, je potrebno poskrbeti za umetniško zbirko kot celoto in pripraviti dolgoročni načrt upravljanja glede na vaše želje in interese ter interese prejšnjega lastnika. Pri upravljanju umetniške zapuščine avtorjev se lahko zgodi, da avtorju po smrti cene narastejo, pogosto pa, da avtor zaradi pomanjkanja promocije in razstav začne izgubljati zanimanje kupcev in zbirateljev in lahko v nekaj letih ali desetletjih popolnoma izgine s prodaje na umetniškem trgu. Zato je zelo pomembno, da se s strokovnim upravljalcem umetniške zbirke izdela dolgoročna strategija upravljanja zbirke, organiziranja nadaljnjih razstav in promocije umetnika po smrti. Prav tako je potrebno pripraviti ustrezni prodajni načrt v primeru prodaje, da zaradi nepravilnih odločitev ne pride do občutnega padca cen.
• Če ste podjetje in imate večjo umetniško zbirko, njeno upravljanje zahteva veliko strokovnega znanja in izkušenj. Z našo pomočjo lahko celovito upravljate in ohranjate svojo umetniško zbirko brez stroškov zaposlenega, ki ni strokovno usposobljen in podkovan za upravljanje velikih umetniških zbirk in ne more pokrivati celotnega procesa upravljanja umetniških zbirk. Z našimi storitvami poskrbimo, da je vaša umetniška zbirka ustrezno pregledana, ocenjena, zavarovana, razstavljena, varovana, negovana, fotografirana, dokumentirana in hranjena. Na podlagi začetnega pregleda vam bomo pripravili prilagojen načrt za upravljanje umetniške zbirke, pripravili pravilnike za ravnanje z umetniško zbirko in s periodičnimi pregledi in ocenami poskrbeli, da umetniška zbirka sledi svojim ciljem ter ocenili vrzeli in priložnosti za rast.
• Novi zaposleni, upravljalci in menedžment v velikih podjetjih se velikokrat ne zavedajo pomena umetniške zbirke, ki jo je podjetje gradilo skozi desetletja in tako skrbelo za družbeno odgovornost, pomoč umetnikom in pomagalo lokalnemu okolju z organiziranjem razstav in dogodkov ter krepitvi kulture nasploh. Največkrat se podjetja ne zavedajo, da imajo v svoji lasti pomembno kulturno dediščino, za katero so prevzeli odgovornost - za ustrezno skrb, nego in varovanje. Umetniške zbirke so v večini slovenskih podjetij zapostavljene, neurejene, umetniška dela nepremišljeno visijo po raznih prostorih, hodnikih, pisarnah, sprejemnicah, kleteh in niso ustrezno konservirana in zaščitena. Podjetja ne vodijo ustrezne evidence v primeru kraje ali zamenjave umetniškega dela in nimajo vzpostavljenih pravilnikov za upravljanje umetniške zbirke, kar podjetjem prinaša izgubo, saj umetniška dela izgubljajo vrednost. Nepopravljiva škoda, ki nastane na kulturni dediščini, pa je zaradi nepravilne uporabe, obrabe, poškodb, čiščenja, nepravilnega vzdrževanja neprecenljiva.
• Ker podjetja nimajo ustreznega kadra, največkrat skrb za umetniško zbirko prevzamejo zaposleni iz nabave, računovodstva, marketinga, komuniciranja, kadrovske službe ali vzdrževanja, ki pa nimajo ustreznih strokovnih znanj in izkušenj in lahko s svojim ravnanjem povzročajo veliko škodo. Tako ravnanje se lahko podjetjem maščuje pri ugledu blagovne znamke, saj je to odraz, kako skrbijo za slovensko kulturno dediščino in lastnino.
• Največkrat pride do popolnega razvrednotenja umetniške zbirke v primeru stečaja ali likvidacije podjetja, kjer stečajni upravitelji pogosto ne ravnajo odgovorno s kulturno dediščino in umetniško zbirko, ki so jo gradile številne generacije, in na ta način povzročajo finančno in kulturno škodo.
• Podjetja, ki bodo svojo umetniško zbirko videla kot neprecenljivo unikatno vrednost, ki jo imajo še neizkoriščeno v podjetju, in bodo svojo umetniško zbirko uvrstila v svojo marketinško in poslovno strategijo ter vizijo podjetja ali v program družbene odgovornosti, bodo lahko skozi umetniško zbirko komunicirala svojo identiteto s svojimi kupci in bila v očeh kupcev uspešna. Prav tako pa bodo pridobila veliko dodano vrednost, saj kakovostna umetniška zbirka skupaj s kakovostnimi umetniškimi programi omogoča neprecenljivo doživetje in naredi velik vtis na kupce, zaposlene in poslovne partnerje. Eno takšnih podjetjij v Sloveniji je podjetje Riko in velik zbiratelj g. Janez Škrabec.

Zakaj potrebujemo strokovno upravljanje umetniške zbirke?

• Postali ste zbiratelj, začeli sestavljati svojo umetniško zbirko in zdaj bo potrebno skrbeti zanjo. Vaša umetniška zbirka je dobrina, ki ima velik simbolni pomen, veliko materialno vrednost in je precejšnja naložba vašega časa, denarja in ljubezni, zato ste nanjo lahko ponosni. Upravljanje zbirke zahteva veliko časa, znanja, strokovnosti in potrpežljivosti in tukaj vam lahko pomagajo naši strokovni sodelavci. Dodatna strokovna pomoč pri upravljanju umetniške zbirke poveča nekatere stroške pri nakupu, prodaji, upravljanju in vzdrževanju zbirke, vendar so prednosti takšne pomoči za vašo umetniško zbirko veliko večje, saj vam omogočajo brezskrbnost in pomoč izkušenih, strokovnih sodelavcev, kar je pogosto vredno dodatne naložbe.
• Če ste novi zbiratelj, priporočamo, da se odločite za nakup začetnega paketa osnove upravljanja umetniške zbirke, kjer boste dobili začetne nasvete za izgradnjo umetniške zbirke glede na svoje želje in interese, uredili bomo obveščanje o izbrani ponudbi in umetninah primernih za investicije, pridobili boste dokumentacijo in gradivo o osnovah zbirateljstva (izgradnja, upravljanje, negovanje, vzdrževanje, zaščita in predstavitev umetniške zbirke) ter vam predstavili brezplačno programsko opremo za vodenje umetniške zbirke za člane kluba zbirateljev. Vsi naši sodelavci so podpisniki kodeksa etike in bodo varovali vse zaupne informacije, naše sodelovanje pa bo temeljilo na popolnem zaupanju.
• Največja dodana vrednost, ki jo prinese strokovno upravljanje umetniških zbirk, so predvsem podrobnosti. Te določajo ključno povezavo med umetniško zbirko kot celoto in posameznim umetniškim delom, njeno zgodovino in njeno prihodnostjo. Resen zbiratelj bo že na začetku gradnje umetniške zbirke začel z nalogami zbiranja in urejanja pomembnih informacij, dokumentov in podrobnosti o posameznem umetniškem delu. Ob osnovnih podatkih o umetniškem delu, umetniku, naslovu umetniškega dela, letu izdelave in medijev je potrebno dokumentirati ostale pomembne informacije, kot so fizično stanje umetnine, provenienca, zgodovina razstav, dokumentacija o cenitvah, spremljanje cen in podobno. To zahteva veliko administrativnega dela in pogosto zahteva dodatno raziskovanje, ki je včasih lahko precej zamudno. Vse te podatke je potrebno vnesti v podatkovno bazo za upravljanje umetniške zbirke, kjer so varno shranjeni za kasnejšo uporabo.
• Vodenje in izvedba številnih zahtevnih procesov pri upravljanju umetniške zbirke zahteva veliko individualnega strokovnega dela. Vsak od teh procesov prinaša svoje izzive, ki jih je potrebno nasloviti in reševati; dober upravljalec umetniške zbirke bo lahko opozoril na določene postopke, svetoval in usmerjal celoten proces in projekt. Organiziranje aktivnosti in nalog upravljanja umetniške zbirke je ena najpogostejših in najpomembnejših aktivnosti upravljalca zbirke. To zahteva številne veščine, kot so upravljanje ljudi, časa, tveganj, logistiko in komunikacijo. Aktivnejša in številčnejša kot je vaša umetniška zbirka, več dela je potrebnega za upravljanje zbirke, zato postane strokovna in profesionalna pomoč upravljalca ključnega pomena. Galerija SLOART lahko vse to opravi za vas, zmanjša število napak in dragih napačnih odločitev pri nakupu, prodaji, vzdrževanju umetniških del, vi pa se lahko ta čas usmerite v uresničevanje svoje poslovne vizije, saj boste o opravljenem delu in upravljanju umetniške zbirke dobivali periodična poročila.
• Strokovni upravljalec umetniške zbirke vam bo po potrebi svetoval, kaj je najboljše za vašo umetniško zbirko, in se bo posvetoval z vami o vaših željah in interesih. S pomočjo svetovanja in strokovnega mnenja lahko sprejemate premišljene in skrbne odločitve ter na ta način zagotavljate, da je vaša umetniška zbirka upravljana in vzdrževana po najvišjih standardih.
• Ena od najpomembnejših zadev pri upravljanju umetniške zbirke je tudi konserviranje in vzdrževanje umetniških del. Redni in temeljiti pregledi ter poročila o stanju umetniških del identificirajo morebitne spremembe in obrabo, ki jih je težko videti na prvo oko, kar določa obseg potrebnega konserviranja. Pri prevozu in hranjenju je zelo pomembno pravilno pakiranje glede na okoliščine transporta. V celotnem življenjskem obdobju umetniške zbirke je potrebno upoštevati okoljske dejavnike, kot so svetloba, temperatura in vlažnost, ki morajo biti ustrezni in prilagojeni, da bodo dolgoročno ohranjali vašo umetniško zbirko. Včasih se ti preventivni in varnostni ukrepi zdijo nepotreben dodaten strošek, vendar je potrebno pretehtati stroške glede na vrednost umetniške zbirke, saj poškodbe lahko občutno zmanjšajo njeno vrednost. Z ustreznim negovanjem in vzdrževanjem lahko zagotovimo najnižje možne okoljske vplive skozi daljše obdobje, desetletje ali stoletje in tako ohranjamo in povečujemo vrednost umetniške zbirke. Vsi procesi upravljanja sledijo enemu ključnemu cilju, da je umetniška zbirka dobro upravljana in vzdrževana ter na ta način povečuje svojo vrednost na dolgi rok.
• Ob umetniških delih je zelo pomembna tudi dokumentacija. Če jo hranite doma, se lahko izgubi, uniči ali poškoduje, zato je zelo pomembno, da imate kopijo celotne dokumentacijo varno shranjeno še na drugem mestu. Umetniška zbirka, ki je ustrezno zaščitena, negovana in vzdrževana ter ima celovito dokumentacijo, je absolutno vredna več kot zbirka, ki te dokumentacije nima. Nepopolna in netočna dokumentacija vas lahko stane več tisoč EUR za posamezno umetniško delo, saj bo pri cenitvi umetniško delo zaradi tega doseglo nižjo vrednost. Če pomnožite to vrednost s številom umetniških del v svoji zbirki, postane jasno, da so prednosti in koristi pri zagotavljanju strokovnih storitev upravljavca umetniške zbirke velike. Poleg tega boste mirnejši in boste lažje spali, saj boste vedeli, da je za umetniško zbirko dobro poskrbljeno in da dolgoročno ohranjate njeno vrednost.

Storitve upravljanja umetniške zbirke lahko obsegajo

• Strokovno svetovanje pri izgradnji nove ali obstoječe umetniške zbirke.
• Priprava, vzpostavitev in vodenje popolne evidence in fotografij vaše umetniške zbirke na vseh lokacijah za potrebe poslovanja, vrednotenja osnovnih sredstev, ureditev zavarovanja ter pravnih zadev ali za obračun davkov in priprave bilanc.
• Zbiranje, raziskovanje, pregled, digitalizacija, shranjevanje in arhiviranje vse obstoječe papirne in druge dokumentacije, informacij ter fotografij umetniških del s podrobnim opisom umetniške zbirke, časom nastanka, velikostjo in lokacije.
• Pregled in ugotavljanje razlik med inventarjem in papirnih ali digitalnih evidenc in uskladitev podatkov.
• Izvedba pregleda in popisa umetnin enkrat letno in možnost izrednih pregledov.
• Strokovne in sodne cenitve umetnin, ki naj se izvajajo redno na vsakih 3–5 let.
• Pripravimo cenitve za posojila na umetniška dela ter vodenje evidence posojil in zavarovanj.
• Raziskovanje in analiza umetniškega trga, trendov in spremljanje cen.
• Identifikacija iskanih umetniških del in avtorjev na trgu za namen vključitve v vašo umetniško zbirko.
• Pomoč pri nakupu in prodaji umetniških del ali zbirke ter pomoč pri exit strategiji v primeru investiranja.
• Vodenje nakupnega procesa preko druge galerije ali zasebnika, pomoč pri pogajanjih in komunikaciji s stranko.
• Prednakupni skrbni pregled in pregled vseh dosedanjih transakcij pri nakupu ali prodajah.
• Strateško planiranje, sestavljanje proračuna in kriterijev za nove nakupe ali prodaje in napoved izdatkov.
• Revitalizacija umetniške zbirke z relokacijo, rotiranjem in novim uokvirjanjem, da ji vdihnete novo življenje.
• Kuriranje in planiranje postavitev umetniških del po lokacijah in redefiniranje zbirke z grupiranjem in tematskimi koncepti.
• Izobraževanje o upravljanju umetniških zbirk.
• Svetovanje pri upravljanju umetniške zbirke ob prodaji ali združitvi podjetja, stečaju, likvidaciji ali prisilni poravnavi.
• Priprava celovitega poročila o fizičnem stanju umetniških del na določen datum ter prioritiziranje potreb za konserviranje, restavriranje in okvirjanje.
• Priprava pravilnika za celovito upravljanje umetniških zbirk glede na želje in cilje podjetja.
• Pripravimo pravilnike za transport, instalacije, čiščenje, nego, ravnanje, vzdrževanje, varovanje in hrambo umetniških del.
• Pripravimo pravilnike za ureditev prostorov, osvetlitev, vlago, temperaturo, zaščito pred poškodbami, restavratorske postopke.
• Pripravimo pravilnike za razstave, izposojo ali donacijo vaših slik drugim galerijam, muzejem, bolnišnicam, zaposlenim.
• Nadzor nad implementacijo in izvajanjem pravilnikov za upravljanje umetniške zbirke ter priprava vprašalnika in ankete.
• Priprava in pregledi zavarovalnih polic, priprava poročil za zavarovalnice ter svetovanje pri pogojih, stroških in vrednostih zavarovanj.
• Priprava tiskanih ali digitalnih katalogov vaše celotne ali delne umetniške zbirke.
• Profesionalno fotografiranje vaše umetniške zbirke.
• Načrtovanje izrednih ukrepov ob naravnih nesrečah.
• Ocena tveganj in priprava ukrepov za preprečevanja in zmanjševanje tveganj, kot so poškodbe, izgube ali kraje.
• Hitra pomoč in podpora pri poškodbah, nesrečah, izgubi ali kraji umetniškega dela.
• Vzpostavimo varnostne sisteme proti kraji ali zamenjavi umetniškega dela.
• Pridobimo ponudbe zunanjih izvajalcev v primeru dodatnih storitev.
• Nudimo programsko opremo za upravljanje umetniške zbirke in vam postavimo vrhunsko spletno stran za predstavitev vaše umetniške zbirke.
• Priprava opisnih ploščic umetniških del s kodami hitrega odziva, splošno znane kot kode QR.

Etični kodeks in neodvisnost pri upravljanju umetniških zbirk

Vsi zaposleni Galerije SLOART in drugi zunanji strokovni sodelavci in sodni cenilci se držijo strogih etičnih kodeksov, ki zagotavljajo najvišje etične standarde, profesionalizem, neodvisnost ter poslovno odličnost. Vsi zaposleni in sodelavci Galerije SLOART podpišejo etični kodeks, ki zagotavlja profesionalne standarde delovanja, s čimer dvigujejo ugled umetniških strokovnjakov na slovenskem trgu. Etični kodeks zagotavlja, da sodelavci služijo interesom stranke, in sicer:

Upravljajte in organizirajte svojo umetniško zbirko kjerkoli in kadarkoli

• Celovito upravljanje umetniške zbirke je lahko zelo zahteven proces, še posebej, če imate v zbirki več 10, 100 ali 1000 umetniških del. Upravljanje umetniške zbirke mora biti natančno, v veliki meri avtomatizirano in poenostavljeno, za inventuro se lahko uporabi tudi tehnologija RFID, s katero označimo posamezno umetniško delo, za varovanje umetniških del pred krajo ali zamenjavo pa uporabimo posebne varnostne naprave. Galerija in dražbena hiša SLOART je edina galerija v Sloveniji, ki ima zaradi dolgoročne razvojne strategije in digitalne transformacije na voljo znanje, izkušnje in lastni razvoj programske opreme za upravljanje, promocijo in prodajo umetniških del ter definirane procese, s katerimi lahko upravljamo umetniške zbirke ne glede na velikost in kompleksnost. S stalnim razvojem naše digitalne infrastrukture za upravljanje, promocijo in prodajo umetniških del boste nenehno deležni izboljšav in novih funkcionalnosti, saj bomo za lastne potrebe nenehno izboljševali in razvijali našo programsko opremo, infrastrukturo, procese in uporabniško izkušnjo.
• Naša spletna programska oprema za osnovno vodenje umetniške zbirke in drugih dragocenosti (ure, vina, nakit, avtomobili, nepremičnine, jahte) je za člane kluba zbirateljev in manjše zbiratelje na voljo brezplačno. Za večja podjetja, zavarovalnice, banke in muzeje ter druge javne institucije pa je na voljo celovit informacijski sistem, ki ga uporablja Galerija in dražbena hiša SLOART za svoje poslovanje skupaj z izdelanim prilagojenim spletnim portalom za predstavitev vaše umetniške zbirke interni ali širši javnosti. Če ne potrebujete posebnega spletnega portala za predstavitev umetniške zbirke, lahko preko spletnih storitev v našem informacijskem sistemu umetniško zbirko enostavno predstavimo na vaši spletni strani podjetja ali intranetu. Naša spletna programska oprema vam omogoča, da upravljate svojo zbirko na enostaven način z vaše lokacije. Največja prednost postavitve celovitega informacijskega sistema za upravljanje je v tem, da je podatkovno povezan z našim centralnim informacijskim sistemom za prodajo umetniških del, zato boste enostavno in ažurno obveščeni o raznih dogodkih, povezanih s cenami, prodajo in ostalimi podatki, ki so povezani z vašo zbirko.
• Moduli celovitega informacijskega sistema za večja podjetja, zavarovalnice, banke in muzeje in druge javne institucije vsebujejo naslednje komponente: nadzorna plošča, prevzem, vračilo, pogodbe, aneksi, inventura, certifikati in mnenja, seznam nakupov in prodaj, avtorji, umetniška dela, umetniške zbirke, upravljanje prostorov in okolijskih vplivov, beleženje časa pri upravljanju umetniške zbirke, izdajanje računov pri prodaji, marketinške kampanje, upravljanje marketinških list, naloge, dogodki, kontakti, podjetja, program zvestobe, upravljanje prodajnih priložnosti, reklamacije, poročila, analitika, dokumentacija, fotografije, upravljanje uporabnikov, arhiviranje in spletni portal za promocijo.